Konzentrationsprobleme im Arbeitsalltag

Fokus. Genau hierbei handelt es sich um einen sehr wichtigen Aspekt im Arbeitsleben. Schaffen wir es, uns erfolgreich auf unsere Aufgaben zu fokussieren, so kommen wir allgemein besser mit unseren Aufgaben voran. Gleichzeitig handelt es sich hierbei jedoch auch um ein großes Problem. Schließlich sind wir von einer großen Anzahl an Dingen umgeben, die uns ablenken können. Das Internet strotzt deshalb nur so vor Ideen und Ratschlägen, um sich besser auf die eigenen Aufgaben zu konzentrieren.

Die Pomodoro-Technik

Durchforstet man das Internet nach derartigen Methoden, um sich besser zu konzentrieren, so stößt man relativ schnell auf das Prinzip der „Pomodoro-Technik“. Bereits in meinem Artikel „Meine Motivation rennt nackig mit einem Cocktail über die Wiese“ – Produktivität & Prokrastination habe ich mich hierzu geäußert. Hier noch einmal in Kürze: Der Erfinder dieser Technik, Francesco Cirillo, empfiehlt bei dieser Technik, in 25 Minuten-Blöcken zu arbeiten, zwischen denen kurze Pausen eingelegt werden. Durch das Herunterzählen der Zeit wird eine Art innerer Druck entwickelt, der uns zum Handeln animiert. Da es sich bei Blöcken von 25 Minuten noch dazu um verhältnismäßig kurze Zeitabschnitte handelt, erscheint uns das Angehen der Arbeit nicht als so einschüchternd, wie es durch das bewusste Einplanen von beispielsweise vier Stunden der Fall ist oder sein kann. 

Eine schöne App

Die Applikation „Focus To-do“ baut auf der Pomodoro-Technik auf. Ich habe diese bereits vor einer Weile entdeckt. Dabei werde ich in keinster Weise für meine Berichterstattung hier bezahlt. Tatsächlich hat sich diese in meinem Arbeitsleben seither als eine sehr schöne Ergänzung erwiesen. Diese gibt es kostenlos im Appstore und im Playstore. Diese App bietet neben dem Kurzzeitwecker, der einfach nur die Sekunden herunterzählt, noch eine Vielzahl weiterer Funktionen. So können beispielsweise eine Reihe von Hintergrundgeräuschen eingestellt werden, sollten einem diese helfen, sich besser zu konzentrieren.

Das Schöne ist, dass einem diese App ermöglicht, den Pomodoro-Zyklus mit einer To do-Liste zu verbinden. Wie in den folgenden Bildern zu sehen, können die einzelnen Aufgaben „programmiert“ werden. (Die App orientiert sich an der Spracheinstellung des eigenen Smartphones.) Den Aufgaben kann ein Name zugeordnet werden und man kann festlegen, wieviele Pomodoro-Zyklen pro Aufgabe (schätzungsweise) benötigt werden. Zeigt sich während der Bearbeitung der Aufgabe, dass dennoch mehr Zeit notwendig ist, so können auch dann noch Änderungen vorgenommen werden. 

Der Mehrwert dieser App und wie ich diese verwende

1. Überblick und Motivation

Wie bereits zuvor gesagt, hilft mir diese App, meine zu erledigenden Aufgaben besser im Blick zu behalten. Ist vorab absehbar, dass eine Aufgabe bedeutend länger dauern wird, so unterteile ich diese vor der Planung in kleinere Aufgabenblöcke, die weniger einschüchternd wirken. Denn gerade dann, wenn eine Aufgabe ungeheuer riesig wirkt, so kann einem dies schnell die Motivation nehmen, diese überhaupt erst in Angriff zu nehmen. Kleinere Blöcke wirken machbarer.

Da Aufgaben erfahrungsgemäß immer länger als geplant dauern – zumindest gilt dies für mich -, hilft mir diese App zusätzlich, mir deutlicher über die Dauer immer wiederkehrender Aufgaben bewusst zu werden. Nur allzu oft stoße ich nämlich auf das Problem, bedeutend länger für eine Aufgabe zu brauchen und mich hierdurch gestresst zu fühlen. Je öfter ich also eine Aufgabe oder etwas ähnliches zu bearbeiten habe, desto besser kann ich in der Zukunft abschätzen, wieviel Zeit ich für eine Aufgabe wirklich benötige.

Mir gefällt des weiteren, dass ich schon am vorausgehenden Tag die Aufgaben für den Folgetag einplanen kann. Somit kann ich direkt beginnen, ohne erst die Aufgaben in eine Liste einzutragen. Das reduziert zusätzliche Hemmungen, mit der Bearbeitung wirklich wichtiger Aufgaben zu beginnen. 

2. Positiver Druck

Durch diese App entwickle ich automatisch eine Art positiven Druck. Sobald die Sekunden herunterzählen, merke ich, dass ich gar nicht anders kann als zu arbeiten. Man muss jedoch aufpassen, dass man sich nicht gestresst fühlt, wenn man merkt, dass man gar nicht so schnell vorankommt, wie man dies geplant hat. Das habe ich nämlich auch schon erlebt. Es gilt, sich durch die gesetzten Pomodoro-Zyklen eine Art Frist zu setzen, bis zu welcher eine Aufgabe bearbeitet sein soll. Diese sollte aber nicht zu einem unnötigen Druck führen, der ein konzentriertes Arbeiten unmöglich macht.

3. Flexibilität

Da diese App über viel Flexibilität verfügt, hilft mir diese ideal, auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Schließlich hält unser (Arbeits-)Alltag immer wieder Überraschungen für uns bereit. Merke ich beispielsweise, dass ich eine Aufgabe nicht am selben Tag schaffe oder gar nicht erst in Angriff nehmen kann, so kann ich diese auch auf den Folgetag übertragen.

Die Grenzen der App

1. Situationsabhängigkeit

So gerne ich mit dieser App arbeite, so lohnt sich deren Einsatz für mich nicht stetig. Am idealsten arbeite ich mit ihr, wenn ich mich für einen längeren Zeitraum konzentrieren kann. Kann ich hingegen bereits damit rechnen, stetig unterbrochen zu werden, so verzichte ich auf ein Arbeiten mit dieser App. Im Lehrerzimmer lohnt es sich also für mich in der Regel nicht, den Timer zu setzen. Kann ich hingegen in (m)einem Klassenraum für eine Weile ungestört arbeiten oder erledige ich Arbeiten zu Hause, so bietet sich die Verwendung dieser App hier ideal an. 

2. Eingeschränkte Funktionen

Wie dies so oft bei kostenlosen Applikationen der Fall ist, können auch bei dieser App bestimmte Funktionen nur für eine bestimmte Zeitspanne gratis verwendet werden. Nach einer gewissen Zeit kann beispielsweise die Dauer eines Pomodoro-Zykluses nur noch in bezahlter Version verändert werden. In der kostenlosen Version bleibt ein Pomodoro-Zyklus auf 25 Minuten beschränkt. Mich stört dies nicht, da ich diese grundlegende Dauer als sehr angenehm empfinde. Gleichzeitig bin ich mir allerdings auch bewusst, dass andere Menschen lieber in längeren Zeitabschnitten arbeiten, wie beispielsweise 50 Minuten, bevor sie eine Pause einlegen. 

Fazit

Wie ich bereits eingangs berichtet habe, empfinde ich die „Focus To-do“-App als eine sehr schöne Ergänzung. Insbesondere an Tagen, an denen ich Probleme habe, mich zu konzentrieren, motiviert mich diese App, mich auf meine Arbeit zu fokussieren. Gleichzeitig hilft sie mir durch die Möglichkeit, eine Art To-do-Liste zu erstellen, meine Aufgaben besser im Blick zu behalten. Selbstverständlich kann hierfür ein herkömmlicher Kurzzeitwecker und ein Blatt Papier verwendet werden. Durch seine vielen Funktionen, die all diese Aspekte bereits an einem Platz kombinieren und bereits Pausen mit einplanen, fühle ich mich durch diese App jedoch besser organisiert. Sehe ich die Sekunden herunterzählen, fühle ich automatisch das Bedürfnis, meine Aufgaben zu bearbeiten, ohne dabei herumzutrödeln. Durch die Kombination von Timer und To-do-Liste fühle ich mich insgesamt effektiver und produktiver. Aus diesem Grund kann ich jedem empfehlen, diese App auszuprobieren. Zumindest dann, wenn man (mitunter) ebenfalls mit Konzentrationsproblemen zu kämpfen hat. 

Abbildungsverzeichnis:

• Abbildung 1 „Das Symbol der App“: Quelle: Focus To-do
• Abbildung 2 „Wie man eine Aufgabe programmiert“: eigene Darstellung
• Abbildung 3 „Die Hauptfunktionen“: eigene Darstellung
• Abbildung 4 „Das Arbeitsdesign“: eigene Darstellung