Planung ist das halbe Leben…

„Mit zehn Minuten Planung sparen Sie ca. eine Stunde Zeit am Tag!“ Setzt man sich mehr mit dem Thema Zeitmanagement auseinander, so stößt man unausweichlich auch auf diesen Satz. Grundsätzlich lässt sich nichts dagegen sagen, dass das bewusste Planen hilft, den Tag und die zu erledigenden Aufgaben effektiver zu strukturieren. Gleichzeitig klingt dieser Satz danach, als würde einem durch das gezielte Planen plötzlich alles viel schneller von der Hand gehen. Aus leidvoller Erfahrung kann ich sagen, dass dem unglücklicherweise nicht so ist…

Das Planen von Zeitblöcken

Wie ich bereits vorab in zwei meiner Artikel erwähnt habe („Die Superkraft des 21. Jahrhunderts – Teil VI“ und „Wissenswertes aus Brian Tracys „Eat that Frog!“ – Teil IV“), empfiehlt es sich, nicht nur die Aufgaben des Tages einzuplanen, sondern gleichzeitig deren Dauer zu bestimmen. Auf diese Weise werden wir uns im Klaren, wieviel wir wirklich in der zur Verfügung stehenden Zeit schaffen können. Seit ein paar Wochen plane ich diese Zeitblöcke im Google Kalender ein. Der Vorteil ist, dass ich die gewählten Zeitblöcke auch beliebig hin und her verschieben kann. Wiederholen sich bestimmte Themenblöcke beispielsweise wöchentlich, so kann ich dies einstellen und muss nicht immer wieder von vorn beginnen. Auf diese Weise kann ich schon für die ganze Woche einplanen, was ich jeweils an jedem einzelnen Tag schaffen möchte.

Wunsch und Wirklichkeit

Das Zentrale in dem vorhergehenden Satz ist das Wort „möchte“. Seit Beginn der Arbeit mit Google Kalender musste ich feststellen, dass ich nur allzu oft deutlich länger für die Aufgaben benötigte, als ich geplant hatte. Sie können sich sicher denken, dass, wenn eine Aufgabe mehr Zeit in Anspruch nimmt, sich die ganze Planung verschiebt. Zu guter Letzt schaffte ich an jenen Tagen, an denen die Planung nicht funktionierte, doch nicht so viel, wie ich mir erhofft hatte.

Mitunter sind wir in solchen Momenten gezwungen, die Planung regelrecht über den Haufen zu werfen. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn neue, unvorhergesehene Aufgaben in Erscheinung treten und deren Bearbeitung keinen Aufschub gewährt. Noch schlimmer wird es, wenn wir an einem Tag weniger Energie zur Verfügung haben und einfach nur müde sind. Dadurch kommen wir nur langsam voran. Wenn uns noch dazu der Hunger plagt und wir unsere Arbeiten zu einem Moment unterbrechen müssen, an dem dies nicht vorgesehen war, so verschlimmert dies die ganze Situation noch. Stress macht sich breit, nicht alles erledigen zu können. 

Verabschieden wir uns von Illusionen

Um dem entgegenzuwirken, empfiehlt es sich, sich von den Illusionen zu verabschieden, alles schaffen zu können bzw. zu müssen. Es hilft nichts, sich stetig unter Druck zu setzen. Selbstverständlich ist es gut, sich selbst Deadlines zu setzen. Auf diese Weise kommt man gezielter mit den eigenen Aufgaben voran. Zudem trödelt man nicht so herum, wenn einem durch die Übersicht der geplanten Zeitblöcke vor Augen gehalten wird, was als nächstes dran ist und zu welchem Zeitpunkt. 

Dennoch sollten wir davon Abstand nehmen, die Zeitblöcke perfekt umsetzen zu wollen. Wir benötigen zumeist deutlich mehr Zeit für Aufgaben, als wir uns vorgenommen haben. In meinem Fall gilt dies besonders für die Korrektur von Klassenarbeiten und Klausuren. Hier benötige ich generell immer mehr Zeit als erhofft. 

Empfehlungen

Veranschlagen Sie also großzügigere Zeiträume für Ihre Aufgaben. Es empfiehlt sich, mindestens ein Drittel mehr Zeit einzuplanen. Noch dazu würde ich zwischen den Zeitblöcken längere Pausen einplanen. Benötigen Sie die komplette, vorgesehene Zeit für eine Aufgabe und noch dazu einige Minuten der Pause, so liegen Sie dennoch im Plan und können zudem auch noch etwas durchschnaufen. Sind Sie schneller, umso besser. In diesem Fall können Sie nachfolgende Aufgaben auch vorziehen und früher in Angriff nehmen oder aber eine längere Pause einlegen, wenn Sie dies benötigen. Belohnen Sie sich auch mal. 

Brauchen Sie entgegen Ihrer Planung doch länger für eine Aufgabe, so zermürben Sie sich nicht selbst. Das ist nicht außergewöhnlich. Gleichzeitig braucht es, meiner Erfahrung nach, auch viel Übung, um die Dauer für die Bearbeitung einer Aufgabe ungefähr einschätzen zu können. Zentral ist hier das Wort „ungefähr“. Denn selbst mit jahrelanger Erfahrung werden Sie sich immer noch irren. (Vergessen wir nicht: Irren ist menschlich.) Anstatt sich dafür im Geiste zu bestrafen, sollten Sie lieber stolz auf sich sein. Schließlich haben Sie in der Zeit ja nicht gefaulenzt. Sie haben die ganze Zeit gearbeitet. Das bedeutet viel Energie, die Sie dafür aufgebracht haben. Seien Sie also zufrieden mit sich selbst.

Haben Sie die anberaumte Zeit also überschritten, so können Sie den Block einfach verlängern und andere Aufgaben verschieben. Wenn nötig, auch auf den nächsten Tag. Selbstverständlich möchten wir alles für einen Tag geplante auch an ebendiesem erledigen, aber manchmal ist dies einfach nicht sinnvoll oder machbar. Aus diesem Grund ist es auch empfehlenswert, mit den eigenen Aufgaben erheblich im Voraus zu sein. Hierdurch kann besser auf unvorhergesehene Ereignisse oder einen vermehrten Zeitaufwand reagiert werden, ohne zusätzlichen Druck von außen zu erhalten.

Abschließend…

Abschließend lässt sich festhalten, dass wir, wie gesagt, zumeist nicht besonders gut darin sind, die notwendige Zeit für alle unsere Aufgaben richtig einzuschätzen. Uns deswegen jedoch unter Druck zu setzen und uns darüber zu ärgern, ist jedoch nutzlose Energieverschwendung. Stattdessen sollten wir damit zufrieden sein, wieviel wir in der Arbeitszeit geschafft haben. Gleichzeitig sollten wir stetig bedeutend mehr Zeit einplanen, als wir meinen zu benötigen. Ich empfehle mindestens ein Drittel der veranschlagten Zeit. Zudem empfehle ich, flexibel auf unvorhergesehenes und mehr benötigte Zeit zu reagieren. Tragen Sie die Änderungen einfach in Ihren Plan/Kalender ein. 

Über die Zeit werden Sie bezüglich wiederkehrender Aufgaben besser einschätzen können, wieviel Zeit Sie für diese wirklich benötigen. Zudem sollten wir uns stetig vor Augen halten, dass für sich selbst gesetzte Fristen zwar gut sind und uns zum Arbeiten anhalte, wir dürfenuns aber auch nicht dafür bestrafen, wenn es uns nicht gelingt, diese stetig perfekt einzuhalten. Schließlich sind Sie in der bearbeiteten Zeit bereits erheblich vorangekommen, mehr als wenn Sie lediglich ins Blaue hinein gearbeitet hätten. Die Planung von Zeitblöcken ist lediglich dafür gedacht, unsere Arbeitsweise zu strukturieren und als eine Art Richtschnur zu dienen, nicht aber, um uns unnötig unter Druck zu setzen. 

Abbildungsverzeichnis

• Blum, Georg (12.05.2020): „Planung vs. Realität“ (Quelle: CRM-TECH.WORLD), unter: https://www.crm-tech.world/software-einfuehrung/der-plan-und-das-ist-meist-zwei-voellig-unterschiedliche-verlaeufe/ (Zugriff: 14.11.2021)