Schluss meiner sechsteiligen Zusammenfassung des Hörbuchs Deep Work. Rules for focused success in a distracted world von Cal Newport (Die deutsche Übersetzung ist unter dem Titel Konzentriert arbeiten. Regeln für eine Welt voller Ablenkungen erschienen.). Die Übersetzungen aus der englischen Sprache sind meine eigenen.

Teil II 

In seinem Buch stellt Cal Newport verschiedene Regeln auf (Die ersten Regeln finden Sie im vorausgegangenen Teil meiner Miniserie.): 

Regel Nr. 3: Geben Sie soziale Medien auf.

Die Aufforderung, sich von sozialen Medien loszusagen, nimmt der Autor so ernst, dass er dies sogar auf Emails ausweitet. Wir werden uns zunehmend bewusst, wie sehr diese Werkzeuge unsere Zeit fragmentieren und unsere Fähigkeit reduzieren, uns zu konzentrieren. Es gilt somit, die Kontrolle über die eigene Konzentration zurückzugewinnen. Dabei ist es nicht nötig, den Zugriff auf das Internet komplett zu beenden. Jedoch sollte zumindest der Zustand der abgelenkten, völlig übertriebenen Internetkonnektivität abgelehnt werden. 

Werkzeuge

Der Autor empfiehlt, jegliche mit dem Internet verbundene Werkzeuge unter die Lupe zu nehmen und zu schauen, inwiefern diese einen Mehrwert für unseren Beruf haben – sowohl in Bezug auf die Zeit als auch die Aufmerksamkeit, die diese in Anspruch nehmen. Überwiegen die Nachteile, sollten diese aus dem eigenen Leben oder zumindest aus dem eigenen Berufsleben verbannt werden. Denn es darf nicht vergessen werden, dass diese Dienste dazu entwickelt wurden, uns abhängig zu machen. Das Problem dabei? Die Angst, etwas zu verpassen, die uns in der Regel genau dazu bewegt, diese Werkzeuge zu verwenden. Und so muss deren Wert für uns genau analysiert werden, denn auch hier handelt es sich im eigentlichen Sinne um Werkzeuge, wie die eines Handwerkers. Und auch dieser muss schauen, welche Werkzeuge wirklich einen Mehrwert ausmachen oder mehr kosten als dass sie nutzen. 

Hierbei muss zunächst festgestellt werden, was am wichtigsten im eigenen Leben ist – sowohl im professionellen als auch im privaten Leben. Im professionellen Leben kann dies beispielsweise die Absicht sein, eine effektive Lehrkraft zu sein. Dann sollten für jedes dieser Ziele eine Liste mit zwei, drei der wichtigsten Dinge definiert werden, die dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen. Anschließend sollte geschaut werden, welche Netzwerkzeuge man derzeit verwendet und ob diese tatsächlich dabei helfen, diese Ziele zu erreichen. Je nach Einfluss dieser auf das eigene Leben (positiv, negativ oder gering), gilt es daraufhin zu entscheiden, ob diese weiterhin verwendet werden oder eben nicht mehr. Dies benötigt Praxis und Experimentieren. Ziel ist es, die Kontrolle über die eigene Zeit und Aufmerksamkeit zurückzugewinnen. 

Das Gesetz der wenigen entscheidenden Faktoren (The Law of the vital few) 

In vielen Umgebungen sind 80% der Resultate auf lediglich 20% der möglichen Ursachen zurückzuführen. Das darf nicht immer so streng gesehen werden. Dennoch dient dies der Erinnerung, dass in vielen Fällen, die Beiträge zu einem Ergebnis nicht gleichmäßig verteilt sind. Wie zuvor bereits festgehalten, können viele verschiedene Aktivitäten dazu beitragen, die gesetzten Ziele im Leben zu erfüllen. Das Gesetz der wenigen entscheidenden Faktoren erinnert uns hingegen daran, dass die wichtigsten 20% dieser Aktivitäten den Löwenanteil des Nutzens bereithalten. 

Akzeptiert man dieses Resultat, so könnte man dennoch argumentieren, dass man auch die anderen 80% der möglichen vorteilhaften Aktivitäten nicht außer Acht lassen sollte. Dabei wird aber der Punkt ignoriert, dass alle Aktivitäten, egal wie wichtig, genau den selben begrenzten Speicher an Zeit und Aufmerksamkeit konsumieren. Führt man also Aktivitäten mit einem geringen Einfluss aus, beraubt man sich der Zeit, die man für Aktivitäten mit einem höheren Einfluss aufwenden könnte. Da man vom letztgenannten Typ an Aktivitäten selbstverständlich mehr profitiert, sollte dementsprechend mehr zu diesem tendiert werden. 

Geben Sie soziale Medien auf.

Um die Dienste der sozialen Medien zu deaktivieren, empfiehlt der Autor zunächst eine 30-tägige Isolation von diesen Medien, nach der sich zwei Fragen gestellt werden sollten: (1) Wären die vergangenen 30 Tage essentiell besser gewesen, wenn ich die Möglichkeit gehabt hätte, auf diese Dienste zuzugreifen? (2) Hat es jemanden interessiert, dass ich diese Dienste während dieser Zeit nicht genutzt habe?

Wird beides mit nein beantwortet, so empfiehlt der Autor, diese Dienste komplett aus dem eigenen Leben zu streichen. Bei ja, nicht. Und wenn sowohl ja als auch nein geantwortet wird, so sollte man sich gut überlegen, ob diese nicht doch gelöscht werden könnte. Dies kann zunächst auch getestet werden, um dann erst endgültig zu entscheiden. Man kann immer wieder zu diesen Diensten zurückkommen. Hierbei geht es um eine Methode, um von dieser permanenten Angst, etwas zu verpassen (FOMO = fear of missing out), Abstand zu nehmen und nicht mehr davon betroffen zu sein. 

Verwenden Sie das Internet nicht, um sich zu beschäftigen

Anstatt die auf der Arbeit verbrachten Stunden und weiteren Stunden des Tages getrennt zu betrachten, sehen die meisten Menschen die Stunden am Morgen als den Prolog und die Stunden im Anschluss an die Arbeit als den Epilog. Stattdessen sollten sie die Stunden um die Arbeit herum als einen Tag im Tag sehen. Während dieser Stunden ist man frei. Dessen sind sich aber viele Menschen nicht bewusst und sind unzufrieden.

Die Zeit abseits von der Arbeit kann in vielerlei Weise genutzt werden, wenn auch die eigene Freizeit bewusster geplant wird, anstatt sich von digitalen Medien unterhalten zu lassen. Es gilt, die Zeit außerhalb der eigenen Arbeit in bewusster Weise zu verbringen. Zentral ist es, sich bereits vorher zu überlegen, wie man seine Abende und Wochenenden verbringen möchte, bevor diese beginnen. Das können beispielsweise strukturierte Hobbys sein, wie ein festgelegtes Programm an bewusst gewählten Büchern, Sport oder aber eine gute persönliche Begleitung. 

Ein mancher möchte hier vielleicht angeben, dass eine derartige Struktur ja eigentlich dem Zweck des Entspannens widerspricht, was vielfach als komplett frei von Plänen und Verpflichtungen erachtet wird. Das lässt jedoch außer Acht, was den menschlichen Geist wirklich energetisiert. Die mentalen Fähigkeiten sind dazu in der Lage, permanent schwere Aktivitäten auszuführen. Sie werden nicht müde, wie ein Arm oder ein Bein. Alles, was sie möchten, ist Wechsel, keine Pause, außer im Schlaf. 

Gibt man dem eigenen Verstand etwas bedeutungsvolles, was dieser während all der Arbeitsstunden zu tun hat, so beendet man den Tag erfüllter und beginnt den nächsten entspannter, als wenn man für Stunden nur halb-bewusst und unstrukturiert im Internet surft. Will man die süchtig-machende Anziehungskraft von Entertainment-Websites von der eigenen Zeit und Aufmerksamkeit eliminieren, sollte man dem eigenen Gehirn eine qualitative Alternative bieten. Das schützt die eigene Fähigkeit, Ablenkung zu widerstehen und sich zu konzentrieren. 

Regel Nr. 4: Sagen Sie sich von Oberflächlichkeiten los 

Je weniger Stunden man wirklich für die eigentliche Arbeit zur Verfügung hat, je intensiver und weiser wird man diese nutzen. Dies eliminiert das Oberflächliche, verglichen mit der intensiven Arbeit. Neben all den Unterbrechungen während eines Arbeitstages wie Meetings, Internetsurfing, Bürointrigen bleibt oft nur wenig Zeit für die eigentliche Arbeit. Die Theorie des Buches ist, dass man bessere Resultate erzielt, wenn Menschen lange Abschnitte ununterbrochener Zeit zur Verfügung haben. All die oberflächliche Arbeit, die mehr und mehr die Zeit und Aufmerksamkeit von Wissensarbeitern in Anspruch nimmt, ist entbehrlicher, als es oftmals scheint. 

Grenzen…

Dennoch hat auch das Anti-Seichtheitsdenken seine Grenzen, denn es gibt Aufgaben, die einfach unumgänglich sind. Das Checken von Emails, zumindest einmal pro Tag, ist in den meisten Jobs einfach unvermeidbar. Zudem ist ein intensives Arbeiten ermüdend, da es einen selbst bis zum Äußersten der eigenen Fähigkeiten treibt. Für jemanden, der ein derartiges Arbeiten neu beginnt, ist bereits eine Stunde eine angebrachte Stufe. Die Profis können in der Regel um die vier Stunden in dieser Arbeitsweise arbeiten. Selten mehr. Selbst wenn man dieses Limit erreicht hat, so sind die Erfolge stets geringer, egal wie sehr man versucht, mehr zu schaffen. Ab diesem Punkt sollte lieber auf ein leichteres Arbeiten zurückgegriffen werden. Ein seichtes Arbeiten wird deshalb nicht gefährlich, solange man zuvor ausreichend intensiv gearbeitet hat.

In vielen Berufen bleibt einem neben all den anderen Verpflichtungen kaum Zeit für das eigentliche intensive Arbeiten allein. Für Lehrpersonen bezieht sich das auf Konferenzen, Treffen von Klassenlehrern, dem eigentlichen Unterrichten… Diese Realität sollte die Dringlichkeit nicht mindern, mit der das seichte Arbeiten reduziert werden muss, da der typische Wissensarbeitstag sehr viel leichter fragmentiert ist als man vermuten möchte. Behandeln Sie also seichte Arbeit mit Misstrauen, da deren Schaden oftmals maßlos unterschätzt wird und dessen Wichtigkeit maßlos überschätzt. Dieser Arbeitstyp ist unausweichlich, aber er sollte soweit gering gehalten werden, dass er die eigene Fähigkeit nicht erschwert, komplett Vorteil aus den tieferen Bemühungen zu ziehen, die schließlich den eigenen Einfluss ausmachen.

Cal Newport bietet hierfür verschiedene Strategien an: 

Planen Sie jede Minute Ihres Tages.

Damit ist nicht wortwörtlich gemeint, für jede einzelne Minute etwas hinzuzuschreiben. Was hingegen gemeint ist, ist die eigene Zeit beispielsweise in 30 Minuten-Blöcke einzuteilen, wodurch diese 30 Minuten eingeplant sind. Weiß man, dass eine bestimmte Aufgabe eine gewisse Anzahl an Zeit in Anspruch nehmen wird, so sollte dies in einem jeweiligen Block eingeplant werden usw. Dauert etwas länger, so sollte man sich nicht stressen lassen, sondern den Plan überarbeiten. Ziel ist es nicht sich, komme, was wolle, an den Plan zu halten. Es geht eher darum, permanent eine bewusst Entscheidung darüber zu treffen, was man mit der eigenen Zeit tut, selbst wenn der Plan immer wieder überarbeitet wird, wenn der Tag voranschreitet. 

(1) Man sollte sich aber dessen bewusst sein, dass man tendenziell die benötigte Zeit überschätzt und somit den jeweils geplanten Block nicht einhalten kann. (2) Deshalb sollte man besser mehr Zeit hinzuplanen oder einen zusätzlichen Block einplanen. Dieser kann entweder für die Fertigstellung des Blocks verwendet werden oder für andere Arbeiten, die nicht ganz so eilig sind. (3) Es bietet sich auch eher an, eine größere Anzahl an Blöcken pro Tag einzuplanen. Damit kann besser auf unerwartete Verpflichtungen reagiert werden. Insgesamt wird nicht verlangt, sich strikt an diesen Plan zu halten. Ziel ist: Bedachtsamkeit. Ohne jegliche Struktur ist es einfach, für die eigene Zeit ins Seichte zu übergehen, wie Emails, soziale Medien und Internetsurfen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Motivation für diese Strategie darauf beruht anzuerkennen, dass eine Gewohnheit der intensiven Arbeit notwendig macht, die eigene Zeit mit Respekt zu behandeln. 

Quantifizieren Sie die Tiefe jeder Aktivität.

Vorteil des Einplanens des Tages ist es festzustellen, wieviel Zeit man wirklich mit seichter Arbeit zubringt. Es ist nicht immer eindeutig, was im eigenen Arbeitsleben oberflächlich ist wie beispielsweise Emails. Überlegt man sich jedoch, ob jeder intelligente frischgraduierter Universitätsabsolvent, der nicht weiter im eigenen Bereich trainiert worden ist, die jeweiligen Aufgaben mit Leichtigkeit ausführen könnte, dann wird doch klarer, was die eigene Expertise und dadurch ein intensives Arbeiten notwendig macht und was eben nicht. 

Was soll man mit dieser Strategie also machen? Sobald man weiß, wo sich die eigenen Aktivitäten auf einer Skala von intensiv nach seicht befinden, sollte man die eigene Zeit mehr der ersten Art zuwenden. Teil der Gründe, weshalb seichte Arbeit in der Wissensarbeit zu großen Anteilen fortbesteht, ist dass wir nur wenig den Einfluss derartiger Bemühungen auf unserem Arbeitsplan bemerken.

Es ist somit nötig, Nein zu manchen Dingen zu sagen, um sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren zu können. Die gesündeste Gewohnheit ist folgende: Das meiste aus der beiseite gelegten Zeit für das seichte Arbeiten zu machen. Man ist also stets für viele Möglichkeiten offen. Man hält diese Bemühungen aber auf einen Anteil der eigenen Zeit und Aufmerksamkeit begrenzt, der klein genug ist, um das intensive Arbeiten zu ermöglichen, dass das eigene Arbeiten/den eigenen Betrieb vorantreibt. 

Beenden Sie Ihre Arbeit um 17:30 Uhr 

Dieses Engagement nennt der Autor „Produktivität des festgelegten Zeitplans“. Als er das feste Ziel hatte, nicht länger als eine gewisse Zeit zu arbeiten, musste er rückwärts arbeiten, um Produktivitätsstrategien zu finden, die es ihm ermöglichten, diese Erklärung zu erfüllen. Der Autor spricht von seinem eigenen Beruf an der Universität, der auch viel zu unserem Beruf als Lehrkraft beizutragen hat. Professoren, insbesondere Juniorprofessoren, sind dafür bekannt, aufreibende Arbeitspläne zu übernehmen. Diese dehnen sich oftmals noch bis spät in die Nacht hinein und über Wochenenden hinweg aus. Er hingegen hat für sich eine Arbeitsweise entwickelt, bei der all dies nicht nötig ist, obwohl er selbst Professor an einer Universität ist. Er verbringt seine Arbeit nicht mit trivialen Aufgaben. Seine Organisationsbemühungen hält er klar. 

Das Limit der eigenen Zeit macht es notwendig, vorsichtiger mit deren Organisation umzugehen. Dadurch wird auch mehr Nutzen produziert, im Gegensatz zu längeren aber unorganisierten Arbeitsplänen. Wenn möglich, sollte man keine Antwort nach der maximalen Zeit geben. Dass der eigene Chef erst nachts das eigene Emailfach durchschaut und auf Emails reagiert, bedeutet nicht, dass eine sofortige Antwort erwartet wird. 

Seien Sie schwer zu erreichen 

Speziell Emails haben einen großen Einfluss auf die Aufmerksamkeit von Wissensarbeitern. Dies liegt daran, dass dies einen steten Strom an Ablenkung bedeutet, der speziell an einen selbst gerichtet ist. Dass man dieses Werkzeug nicht ganz vermeiden kann, heißt aber noch lange nicht, dass dieses die komplette Kontrolle über die eigene mentale Landschaft beanspruchen kann. Dafür gibt der Autor drei Tipps: 

1. Menschen, die einem Emails senden, sollten mehr arbeiten müssen. Richten Sie beispielsweise einen Filter ein, sodass Sie den Absendern*innen direkt vermitteln, auf welche Nachrichten Sie antworten (die Nutzen haben) und auf welche nicht. 
2. Stecken Sie mehr Umsicht in die Formulierung von Emails. Damit sind diese einerseits leichter zu beantworten und gleichzeitig wird eine Flut an Emails vermieden, die durch zu vage Formulierungen zwangsläufig generiert wird. 
3. Antworten Sie nicht: Diese Methode bezieht sich darauf, dass eine Nichtantwort auf Seiten des Absenders mehr Arbeit generiert, um einen selbst zu erreichen. Dies bezieht sich speziell auf Emails, die nicht leicht zu verwerten sind.

Die Probleme mit dem Email-Überschuss sind folgende: Emails zu senden, generiert mehr Emails. Gleichzeitig generieren Emails, die ambivalent oder irrelevant sind, viel Stress bezogen auf den Emaileingang. 

_{^{Sie meinen, dass hat nichts mit dem Beruf des Lehrers zu tun? Ich meine schon. Ich erhalte soviele Emails, die mitunter einfach an alle Lehrkräfte der Schule gerichtet sind. Dies geschieht, obwohl sie mitunter nur für Lehrkräfte mit eigener Klasse gemeint sind. Wer betroffen ist, kann die Mail ja lesen. Da mitunter aber nicht klar formuliert ist, für wen die Mail bestimmt ist, findet man mitunter erst durch Nachfragen heraus, ob man selbst nun gemeint ist. Dies sind deutliche Energieräuber.}}

Fazit 

Verschreibt man sich der intensiven Arbeit hat dies keine moralische Bedeutung oder ähnliches. Es beruht schlichtweg auf der pragmatischen Erkenntnis, dass die Fähigkeit sich zu konzentrieren, eine Fertigkeit ist, die bedeutungsvolle Dinge erledigt. Dieses intensive Leben ist natürlich nicht für jeden, da es harte Arbeit verlangt sowie drastische Veränderungen der eigenen Gewohnheiten.

Für viele liegt eine gewisse Annehmlichkeit in der künstlichen Geschäftigkeit des schnellen Emailversands und dem Posten auf sozialen Medien. Das intensive Leben hingegen erfordert, vieles davon hinter sich zu lassen. Es besteht natürlich auch ein gewisses Unwohlsein, was diese Bemühung angeht, das Beste zu produzieren, zu dem man fähig ist. Es zwingt einen nämlich dazu, der Wahrheit ins Auge zu sehen, dass „Ihr Bestes“ womöglich (noch) nicht ganz so gut ist. Abschließend zitiert Cal Newport noch den Satz, der ihn dazu antreibt, stetig an seinen Regeln festzuhalten, um das Beste aus seinem Leben herauszuholen: „Ich werde das fokussierte Leben leben, da es das Beste ist, was es gibt.“