Fortsetzung meiner sechsteiligen Zusammenfassung des Hörbuchs Deep Work. Rules for focused success in a distracted world von Cal Newport (Die deutsche Übersetzung ist unter dem Titel Konzentriert arbeiten. Regeln für eine Welt voller Ablenkungen erschienen.). Die Übersetzungen aus der englischen Sprache sind meine eigenen.

In seinem Buch stellt Cal Newport verschiedene Regeln auf (Teil II des Buchs): 

Regel Nr. 1: Arbeite intensiv 

Da intensive Arbeit in unserer Welt wenig gewertschätzt wird und sowohl unser Arbeitsumfeld als auch unsere Arbeitskultur nicht speziell auf ein derartiges Arbeiten zugeschnitten sind, liegt es an uns selbst, uns optimale Gegebenheiten zu schaffen. Dafür ist u.a. Willenskraft nötig, um sich nicht stetig dem Oberflächlichen zuzuwenden wie dem Checken eingegangener Nachrichten. Unsere Willenskraft ist jedoch nicht unendlich. Es handelt sich hierbei um einen „Muskel“ – keinen Charakterzug -, der ermüden kann, wobei er dann Ablenkungen nicht länger widerstehen kann. 

Um weniger Willensstärke zu benötigen, um in einen Zustand ununterbrochener Konzentration zu wechseln und dort auch zu verbleiben, empfiehlt der Autor, dem eigenen Arbeitsleben Routinen und Rituale hinzuzufügen. Überlegt man sich plötzlich im Verlauf eines Nachmittags voll von Ablenkung, die eigene Aufmerksamkeit einer kognitiv anspruchsvollen Aufgabe zu widmen, wird man Schwierigkeiten dabei haben, sich nicht erneut ablenken zu lassen – und regelmäßig scheitern. Verwendet man hingegen kluge Routinen und Rituale, beispielsweise eine gesetzte Zeit und einen ruhigen Ort, die jeden Nachmittag für intensive Aufgaben verwendet werden, wird es weniger Zeit benötigen, um die eigene Willenskraft einzusetzen und dazu zu bringen weiterzumachen. 

Hierfür sollte man sich ein gewisses Muster überlegen, dass man stetig durchführt wird und an welches man sich hält, um die eigene Konzentration zu schärfen, bevor man eine Sitzung beginnt. 

Entscheiden Sie über Ihre eigene Tiefen-Philosophie 

Es ist notwendig, eine eigene Philosophie zu entwickeln, um die intensive Arbeit in das eigene Arbeitsleben zu integrieren. Diese muss zu den eigenen Arbeitsbedingungen passen und sollte deshalb wohlgewählt werden. Der Autor nennt vier mögliche Philosophien: 

1. Die monastische Philosophie der Planung tiefer Arbeit

Hierbei wird versucht, jegliche oberflächlichen Obligationen zu eliminieren oder zumindest drastisch zu reduzieren, beispielsweise ohne Emails oder Vorträge. Dies dient dazu, die eine Sache außergewöhnlich gut zu erledigen, im Gegensatz zu fragmentierten und zersplitterten Abschnitten von geringer Qualität.

2. Die bimodale Philosophie der Planung tiefer Arbeit

Hierbei gilt es, die eigene Zeit einzuteilen. Ein Teil dieser wird dabei klar definierten Abschnitten von monastischer Arbeit mit dem Streben nach intensiver und ununterbrochener Konzentration zugewiesen. Der Rest kann für alles andere genutzt werden, ohne einen derartigen Fokus. Die minimale Einheit für die intensive Arbeit ist ein kompletter Tag. Nur ein paar Stunden wird als zu kurz angesehen, um als ausreichend intensiv zu gelten.

3. Die rhythmische Philosophie der Planung tiefer Arbeit

Hierbei geht es hauptsächlich darum, jeden Tag intensiv zu arbeiten. Jeder Tag wird auf einem Kalender abgehakt. Diese Kette sollte nicht unterbrochen werden: Es sollen konsistent schwere Dinge erledigt werden. Statt aber auch nur im Kalender anzukreuzen, dass man intensiv gearbeitet hat, kann man auch die Start- und Endzeit eintragen. Es sind visuelle Indikatoren für den eigenen Fortschritt. Beispielsweise können 90-Minuten Abschnitte verwendet werden. Jedoch nicht spontan, wann immer Zeit besteht, sondern immer um die selbe Zeit. Es mag vielleicht nicht das selbe Level an Intensität wie bei Typ 1 und 2 erreichen, es funktioniert jedoch einfach besser mit der Realität der menschlichen Natur oder aber, einige Berufe ermöglichen es nicht, für mehrere Tage am Stück zu verschwinden, wenn die Notwendigkeit intensiv zu arbeiten aufkommt. Es wird stetig ein Stück erledigt. 

4. Die journalistische Philosophie der Planung tiefer Arbeit

Man fügt dann intensive Arbeit in den eigenen Arbeitsplan ein, wann immer es passt. Dies ist nichts für Neulinge im Bereich des intensiven Arbeitens. Die Fähigkeit, rapide vom seichten zum intensiven Modus zu wechseln, ist nicht natürlich und benötigt eine verstärkte Praxis, um die eigene Willensstärke zu trainieren. Besser ist es, nicht spontan zu agieren, sondern schon im Voraus zu planen, wann derartige freie Zeitabschnitte für ein intensives Arbeiten zur Verfügung stehen werden.

Ritualisieren 

Darauf zu warten, dass die Inspiration endlich eintrifft, ist ein furchtbar schlechter Plan. Um das Meiste aus den eigenen Sitzungen intensiver Arbeit herauszuholen, sollten strikte und individuelle Rituale erstellt werden. Ein derartiges Ritual kann ein komplettes Verbot der Internetnutzung während dieser Zeit sein. Es gibt jedoch nicht das eine richtige Ritual für das intensive Arbeiten. Es kommt auf die jeweilige Person und das Projekt an, welches angegangen werden soll. Dabei gibt es jedoch zwei Fragen, die dieser Entscheidung zugrundeliegen: wo und für wie lange Zeit man arbeiten möchte. Idealerweise sollte es immer der selbe Ort für die intensive Arbeit sein. Die Zeitspanne sollte bereits vorher festgelegt werden und nicht unbestimmt sein. 

Wie man die eigene Arbeit unterstützt 

Ein optimales Ritual muss sichergehen, dass die Bedürfnisse des Gehirns erfüllt werden, um weiterhin auf einem hohen Level an Tiefe arbeiten zu können. Das kann z.B. mit einer guten Tasse Kaffee zu Beginn geschehen, der Sicherstellung, dass genug und der richtige Typ an Essen bereitsteht, um die Energie beizubehalten oder aber leichte Bewegung, wie Gehen, um dem Geist zu helfen, klar zu bleiben. Auch sollten die benötigten Materialien für die eigene Arbeit bereits bereitstehen, um nicht unnötig energieraubenden Widerstand zu generieren.

Große Gesten 

Mitunter kann es sogar helfen, sich in ein Hotel zurückzuziehen (wie J.K.Rowling) oder in eine Hütte im Wald (Bill Gates). Es geht dabei nicht nur um den Wechsel der Umgebung oder die Suche nach Stille, die zu mehr Tiefe führt, sondern um die Psychologie, sich ernsthaft der jeweiligen Aufgabe zu verschreiben. Das intensive Ziel erhält somit ein Niveau mentaler Priorität, dass die benötigten mentalen Ressourcen freigibt. Um also in die Tiefe zu gehen, ist es manchmal nötig, Großes zu tun. 

Arbeiten Sie nicht allein 

Es scheint besser zu sein, allein zu arbeiten. Hat man jedoch eine Person, die auf die eigenen Ergebnisse wartet, so kann dies vermehrt dazu motivieren, intensiver zu arbeiten. Oder auch, wenn man immer wieder zusammenkommt und Ideen bespricht, und sich danach wieder zurückzieht, um an diesen Ideen zu arbeiten oder diese in das eigene Projekt zu integrieren. Danach bleibt Ablenkung jedoch nach wie vor ein Zerstörer von Tiefe. 

_{^{Deshalb ist es für uns Lehrkräfte auch umso wichtiger, die Möglichkeit zu haben, zwischen dem Lehrerzimmer und einem Raum für stille Arbeit wechseln zu können.}}

Weniger ist mehr

Nachdem man die Strategie definiert hat, gilt es herauszufinden, wie man idealerweise intensiv arbeitet, denn es gibt einen Unterschied zwischen dem Was und dem Wie. Beispielsweise sollte man sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Je mehr man versucht zu erledigen, desto weniger schafft man wirklich. Deshalb sollte sich auf eine kleine Anzahl wirklich wichtiger Ziele konzentriert werden. 

Seien Sie faul. 

Am Ende des Arbeitstages sollte man rigoros sein, indem man die Arbeitsprobleme bis zum nächsten Morgen nicht mehr in Betracht zieht. Kein schnelles Checken der Emails nach dem Abendessen, kein mentales Durchspielen von Konversationen oder ähnliches. Hören Sie komplett auf, über die Arbeit nachzudenken. Wird mehr Zeit benötigt, so verlängern Sie ihren Arbeitstag. Sobald Sie aber Ihren Arbeitstag beenden, sollten Sie wirklich frei sein, um auch andere Dinge genießen zu können. 

Es gibt drei Gründe für den Wert des Abschaltens (downtime): 

1. Abschalten ermöglicht Erkenntnis.

Es wird dem bewussten Gehirn Zeit gegeben, sodass das unbewusste Gehirn die eigenen besonders anspruchsvollen professionellen Anforderungen durchgehen kann.

2. Abschalten hilft, die Energiereserven wieder aufzufüllen, die für das intensive Arbeiten benötigt werden.

Unsere Aufmerksamkeit kann nur für eine bestimmte Zeit intensiv auf eine Aufgabe gerichtet werden. Wenn diese Ressource ausgeschöpft wird, wird man Probleme haben sich zu konzentrieren. Um die Energiereserven wieder aufzufüllen, benötigt es einer entspannenden Aktivität, die ausreichend stimulierend ist, aber gleichzeitig Freiheit von gezielter Konzentration bietet. Jegliche Art entspannender Aktivitäten ist dem dienlich: ein Spaziergang in der Natur (nicht hektischer Straßen), ein ungezwungenes Gespräch mit einem Freund führen, Musik hören, während man das Abendessen zubereitet, mit den Kindern spielt, Joggen geht, …                                    

Wenn Sie, im Gegensatz dazu permanent ihren Abend unterbrechen, um die eingegangen Emails zu überprüfen und auf diese zu antworten oder einige Stunden nach dem Abendessen zu verwenden, um sich bezüglich einer nahenden Deadline auf den neuesten Stand zu bringen, nehmen Sie ihren Zentren der gezielte Aufmerksamkeit die ununterbrochene Pause, die sie benötigen, um sich zu regenerieren. Selbst wenn diese kurzen Zeitstränge nur ein wenig Zeit in Anspruch nehmen, so hindern diese Sie selbst davon, das Level intensiver Entspannung zu erreichen, in welchem die Regeneration von Aufmerksamkeit entsteht.

Nur die Überzeugung, dass Sie bis zum nächsten Tag mit der Arbeit fertig sind, kann Ihr Gehirn davon überzeugen, bis zu dem Level abzuschalten, auf welchem es beginnen kann, sich für den nächsten Tag aufzuladen. Anders gesagt: Versucht man noch ein kleines bisschen mehr Arbeit aus den eigenen Abenden zu quetschen, so reduziert dies genug die Effektivität am nächsten Tag, gleichzeitig schafft man aber auch weniger, als hätte man einfach das Abschalten respektiert. 

3. Die Arbeit, die das abendliche Abschalten ersetzt, ist in der Regel nicht so wichtig.

Es ist einfach wichtig einen klaren Endpunkt für Ihren Arbeitstag zu haben. Die Kapazität für intensive Arbeit an einem Tag ist limitiert. Somit ist klar, dass, sollten Sie achtsam mit Ihrem Arbeitsplan umgehen, Sie abends bereits über Ihren Punkt hinausgekommen sind, an welchem Sie weiterhin effektiv und intensiv arbeiten können. Jegliche Arbeit, die Sie also versuchen, in die Nacht zu quetschen, wird nicht der Typ an hochwertigen Aufgaben sein, die Ihre Karriere wirklich voranbringt. Höchstwahrscheinlich werden Ihre Anstrengungen eher aus geringwertigen seichten Aufgaben bestehen, die noch dazu in einer langsamen, energiearmen Geschwindigkeit ausgeführt werden. Wenn man somit Arbeit am Abend zurückstellt, so verpasst man eigentlich nichts wichtiges. 

Verbindlichkeit

Um diese Strategie, einen klaren Endpunkt für den Arbeitstag beizubehalten, erfolgreich umzusetzen, muss man zunächst die Verbindlichkeit akzeptieren, dass, sobald der eigene Arbeitstag beendet wurde, man nicht die Erlaubnis hat, auch nur das kleinste Eindringen professioneller Belange in das eigene Aufmerksamkeitsfeld gelangen zu lassen. Dies beinhaltet das Checken von Emails genauso wie das Durchforsten von Websites, die mit der Arbeit zu tun haben. In beiden Fällen kann schon das kleinste Eindringen der eigenen Arbeit einen zunehmenden Strom an Ablenkung nach sich ziehen, der die Vorteile des Abschaltens noch lange hemmt. Hierbei gibt der Autor das folgende Beispiel an, welches sicherlich alle kennen dürften: Man erblickt Samstag Morgen flüchtig eine alarmierende Email und hat dann im Folgenden mit deren Auswirkungen zu tun, die die eigenen Gedanken über den Rest des Wochenendes hinweg beschäftigen. 

Das Abschaltritual

Eine weitere zentrale Verbindlichkeit, um erfolgreich mit dieser Strategie zu sein, ist es, mit einem strikten Abschaltritual aufzuhören. Dieses sollte sichergehen, dass jegliche(s) unvollendete Aufgabe, Ziel oder Projekt überprüft wurde. Für all dies muss ein Plan bestehen, dem man vertraut und anhand dessen dies vervollständigt werden kann. Alternativ sollte ein unerledigter Aspekt an einem Ort gespeichert sein, wo er überdacht werden kann, sobald die Zeit reif hierfür ist. Es sollte eine Serie an Schritten sein, die stets ausgeführt und idealerweise mit einem fixen Satz beendet wird, der für die Beendigung steht. 

So kann (1) ein finaler Blick in den Emaileingang getätigt werden, um sicherzugehen, dass nichts eine umgehende Antwort benötigt. Dann (2) sollten neue Aufgaben, die einem im Gedächtnis herumschwirren oder die während des Tages niedergekritzelt wurden, auf die offizielle Liste der Aufgaben eingetragen werden. Außerdem sollte ein Blick auf die nächsten paar Tage des Kalenders geschaut werden. Diese beiden Aktivitäten versichern, dass nichts Eiliges vergessen wird oder wichtige Deadlines oder Termine näherrücken. Um das Ritual abzuschließen, sollte ein grober Plan für den nächsten Tag erstellt werden. Sobald dieser Plan erstellt ist, sagt der Autor beispielsweise: „Abschalten komplett.“ Und damit sind dessen Arbeitsgedanken für den Tag getan. 

Der Zeigarnik-Effekt

Zwar erscheint dieses Abschaltritual zunächst extrem, aber es gibt einen guten Grund hierfür: den Zeigarnik-Effekt, benannt nach dem sowjetischen Psychologen Bluma Zeigarnik. Dieser Effekt beschreibt die Fähigkeit unvollständiger Aufgaben, unsere Aufmerksamkeit zu dominieren. Es reicht somit nicht, beispielsweise um 17 Uhr zu erklären, dass man für den Tag fertig ist, da diese unerledigten Aufgaben höchstwahrscheinlich auch danach noch nach unserer Aufmerksamkeit streben, oftmals erfolgreich. 

Es gibt immer etwas zu tun

Zunächst scheint diese Aufgabe unlösbar, da jegliche*r vielbeschäftigte*r Wissensarbeiter*in bestätigen kann, dass es immer noch etwas zu tun gibt. Die Idee, dass Sie jemals einen Punkt erreichen können, an welchem alle Verpflichtungen erledigt sind, ist pure Fantasie. Es ist aber nicht zwingend notwendig, eine Aufgabe zu erledigen, um diese auf unserem Gedächtnis zu verbannen. Vorausgesetzt, man macht einen Plan, wie diese Aufgabe später erledigt werden soll. Ein derartiger Plan ist nicht für jede einzelne Aufgabe nötig; Hauptsache diese steht auf einer Liste, die am Ende des Tages für den Folgetag durchgegangen wird. Auf diese Weise wird keine Aufgabe vergessen, da jede täglich überprüft und dann in Angriff genommen wird, wenn die Zeit reif ist. Der eigene Verstand ist somit von der Pflicht erlöst, stets über diese Verpflichtungen auf dem Laufenden zu sein. Das übernimmt nun das Abschaltritual. 

Zunächst kann dies nervig erscheinen, da das Abschaltitual zusätzlich 10 bis 15 Minuten oder mehr am Ende des Arbeitstages benötigt. Es ist aber nötig, um die Belohnungen systematischer Untätigkeit ernten zu können. Damit das Abschaltritual funktioniert, sollte es ein bis zwei Wochen benötigen, damit der eigene Verstand diesem Ritual gut genug vertraut, um wirklich arbeitsbezogene Gedanken abzuschütteln. 

Echte Trennung von Arbeit und dem Abschalten

Eine Vielzahl psychologischer Studien hat festgestellt, dass ein reguläres Ausruhen des Gehirns die Qualität der eigenen intensiven Arbeit verbessert. Wenn Sie arbeiten, arbeiten Sie hart. Wenn Sie fertig sind, seien Sie fertig.

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Zusammenfassend hier nun die Aspekte, die ich aus diesem Teil besonders für mich mitgenommen habe: 

1. Um sich intensiver Arbeit zu widmen, ist Willenskraft nötig, um nicht permanenten Ablenkungsmöglichkeiten nachzugeben. Diese muss jedoch wie ein Muskel trainiert werden. Man kann somit nicht permanent abgelenkt sein und sich plötzlich von jetzt auf gleich konzentrieren. 
2. Jegliche Lebensrealität fordert eine andere Form intensiver Arbeit. Als Lehrkraft können wir uns beispielsweise nicht für Wochen oder gar Monate während des laufenden Schuljahrs zurückziehen, um intensiv zu arbeiten, sondern müssen schauen, wann intensive Arbeit möglich ist. 
3. Da das intensive Arbeiten trainiert werden muss, empfiehlt der Autor ein individuelles Ritual, bei dem grundsätzlich die zwei folgenden Fragen gestellt werden müssen: (1) Wo? (2) Wie lange? Darauf sollte dann das jeweilige Ritual zugeschnitten werden. Beides sollte vorher festgelegt und nicht spontan entschieden werden. 
4. Zudem sollte das intensive Arbeiten unterstützt werden, indem bereits alle benötigten Materialien bereitliegen, sodass ein Arbeitsbeginn nicht unnötig erschwert wird. 
5. Weniger ist mehr: Statt einen riesigen Haufen an Dingen erledigen zu wollen, sollte man sich auf eine kleine Anzahl wirklich wichtiger Aufgaben konzentrieren. 
6. Am Ende eines Arbeitstages sollte dann mit einem Abschaltritual aufgehört werden und das wirklich. Kein schnelles Checken von Nachrichten oder ähnlichem. Es sollte dem eigenen Kopf wirklich die Möglichkeit des Abschaltens geboten werden, um neue Energie für den nachfolgenden Tag zu generieren. Ein mögliches Ritual kann folgendes sein: (1) Nachrichten durchsehen, dass nichts umgehender Antwort bedarf, (2) neue, im Gedächtnis herumschwirrende Aufgaben niederschreiben und (3) ein grober Plan für den Folgetag. So kann nichts vergessen werden und das Gehirn muss nicht mehr als Speicherort herhalten.