Von Beginn des Studiums an sammeln sich so einige Zettel an, die doch alle unendlich interessant und wichtig erscheinen. Da werden alle Arbeitsblätter aufgehoben, die man von da an erhält, da diese „eines Tages vielleicht helfen könnten“. Wenn dieser Tag dann aber kommt, findet man besagtes Arbeitsblatt dann aber meist doch nicht wieder. Was kann man also tun? 

Abheften vs. digitalisieren

Das Foto zeigt einen der vielen Papierstapel, die ich durch das Digitalisieren aussortieren konnte. Eine Erleichterung wie man sich bei diesem Anblick vorstellen kann…

Natürlich ist es sinnvoll, alles ordentlich abzuheften, zu sortieren und zu datieren. Aber das hat mir wenig geholfen. Ich empfehle, alles zu digitalisieren. Zugegebenermaßen habe ich mich über Jahre hinweg gegen die Digitalisierung meiner Materialien gesträubt, da diese ja ungewollt gelöscht werden oder auf andere Weise verschwinden könnten. Nach und nach musste ich mich jedoch der Erkenntnis stellen, dass es mir auch nichts bringt, Zettel in dutzenden Ordnern aufzuheben und diese dann doch nicht verwenden zu können, da ich gar nicht mehr wusste, dass diese sich überhaupt in meinem Besitz befanden oder geschweige denn wo. 

Wer sich einmal verkleinern oder umziehen muss, wird die Digitalisierung von Materialien genießen. Vor Beginn des Referendariats und nach bestandener Referendariatsprüfung habe ich so gut wie alle Ordner, die ich seit dem ersten Studienjahr angesammelt habe (ca. 25 Stück!), digitalisiert oder Dinge weggeworfen, bei denen ich sicher war, dass ich diese nicht mehr benötigen würde. Wer sich nicht sicher ist, ob er wirklich all dies nicht mehr braucht, sollte auch hier zur Digitalisierung greifen. Später kann man immer noch entscheiden kann, ob dies weg kann. 

Das Foto gibt einen kleinen Einblick in die Vielzahl an Ordnern, die ich durch das Digitalisieren leeren und dadurch aussortieren konnte.

Digitalisieren und benennen…

Ich habe über all die Jahre hinweg nicht mehr in die Papierordner geschaut – wohl auch aus Angst vor den Massen an Papier – und das ist größtenteils auch danach nicht mehr der Fall. Einmal gescannt und schon hat man es leichter. Einerseits fühlt sich eine derartige Digitalisierungs- und Wegwerfaktion sehr gut an, aber gleichzeitig lässt sich danach alles besser wiederfinden. Um sicherzugehen, dass wirklich alles wiedergefunden werden kann, empfehle ich, alles mit einem spezifischen Namen zu betiteln, der eindeutig ist. Der Titel „Arbeitsblatt 1“ ist dabei wenig aussagekräftig. Sinnvoller ist es hierbei, direkt den Titel des Arbeitsblattes anzugeben. Eventuell kann man auch noch mehr Details zum Namen des Dokuments hinzuzufügen, die ein Wiederfinden erleichtern. Manchmal ist ein einziges Wort im Titel nicht ausreichend, um es mit der Suchfunktion wiederzufinden.

Hier ein Beispiel: Ein Arbeitsblatt für den Englischunterricht in Klasse 11 zum Thema „Silicon Valley“ über die Erfolgsstrategie von Apple sollte nicht einfach unter seinem Titel abgespeichert werden. Besser ist es beispielsweise folgendermaßen vorzugehen: Zunächst sollte mit verschiedenen Ordnern gearbeitet werden. Hier sollte ein Ordner für Klasse 11, ein Unterordner für Englisch und wiederum ein Unterordner für die Unterrichtseinheit zum Thema „Silicon Valley“ erstellt werden. Der eigentliche Name, unter dem das Arbeitsblatt abgespeichert wird, könnte dann so heißen:

„Klasse 11 – Englisch – Silicon Valley – Apple‘s success story“.

Egal welchen Suchbegriff man dann in späteren Zeiten auf der Suche nach diesem Arbeitsblatt eingibt, etwas von diesem Titel wird definitiv angezeigt werden. Beim Abspeichern selbst nimmt dies zwar etwas mehr Zeit in Anspruch, aber wer einmal in den Tiefen des eigenen Computers nach einem bestimmten Arbeitsblatt gesucht hat und sich nicht mehr erinnern kann, unter welchem Namen dieses abgespeichert wurde und auch nicht mehr genau wo, der nimmt auch diese Extrazeit gerne in kauf. 

Und wohin damit?

Wie zuvor beschrieben sorgte ich mich stets darum, dass die gescannten Daten abhanden kommen könnten. Scheinbar scheint es da sicherer zu sein, alles in Papierform zu haben. Aber, wie durch meinen Beitrag sicherlich deutlich geworden ist, ist dies doch ein Irrglaube. Ich rate deshalb dazu, die gescannten Dokumente zusätzlich zum Speichern auf einem PC/Laptop auch noch in einem Drive und/oder (ich empfehle beides) auf einer externen Festplatte zu speichern. Dadurch wirkt man einem möglichen Datenverlust entgegen und man hat bedeutend weniger Probleme. Auch unterwegs hat man so stets Zugriff auf alle Dokumente und muss nicht erst umständlich in allen Ordnern nachschauen.